Améliorer la productivité, animer des réunions et optimiser la gestion des tâches, telles étaient les promesses de la Commission Numérique lors de l’atelier du 3 décembre, animé par Jacques Milcent et Timothée Royer, grâce à des outils et méthodes.
Pour l’organisation et la gestion des tâches, Timothée Royer a introduit des outils performants comme Google Workspace et la méthode Kanban. Cette dernière, bien connue pour sa simplicité, propose de visualiser les tâches à travers des colonnes, lister leur état (prévu, à commencer, en cours…) et d’utiliser des codes couleur pour chaque collaborateur. Ensuite, en réunion, on prend les cases colorées et on les fait bouger.
Il a également évoqué l’efficacité de la méthode Getting Things Done visant l’obtention d’une boîte de réception vide à l’issue de la journée (en transformant les emails en tâches concrètes dans Google Calendar) et nous a promis de réfléchir à un atelier à ce sujet.
Puis, pour l’animation des réunions interactives, Jacques Milcent a captivé l’audience avec des outils interactifs comme Klaxoon, Mentimeter et Wooclap, qui transforment les réunions classiques en véritables moments d’échanges.
Ils permettent de briser la glace, brainstormer avec des post-it virtuels, des tableaux blancs, planifier, donner son avis, mémoriser des sujets importants. Ils se distinguent par leur capacité à engager l’audience avec des nuages de mots, des votes ou des quizz et ainsi, organiser des séminaires interactifs avec des centaines de participants. Ces outils offrent des versions gratuites mais limitées ou adaptées à de petites équipes. Testez-les pour choisir celui qui vous convient le mieux.
Enfin, des outils de feedback comme Google Forms ou Kahoot (quizz en ligne) ont été testés en direct, illustrant comment recueillir efficacement les retours des participants ou vérifier leur compréhension à travers des quizz ludiques.
Cet atelier a démontré que des solutions numériques adaptées permettent de gagner en efficacité tout en dynamisant les échanges. Une chose est sûre : ainsi, plus aucune réunion ne sera monotone !
Anne-Laure Schuler
Directrice Développement Partenariats/ Marketing/ Communication